Pertanyaan pembaca: "Bagaimana saya menjalankan semua ini tanpa merasa setiap hari sudah kewalahan?"
- Sistem yang baik adalah sistem yang bisa Anda jalankan pada minggu terburuk, bukan pada minggu terbaik.
- Kalau butuh lebih dari satu aplikasi, sistemnya sudah terlalu besar.
- Batas yang bisa dipertahankan menghasilkan lebih banyak waktu daripada efisiensi.
- Tinjau ulang tiap lima tahun, karena keadaan berubah lebih cepat daripada niat.
- Kalau punya anak, sistemnya harus berubah. Kalau belum, jangan ikut merencanakan sistem yang belum perlu.
Sistem kecil yang bertahan
Kesimpulannya: sistem yang bertahan adalah sistem dengan satu kalender, satu daftar, dan satu jam mingguan.
Kebanyakan orang yang merasa hidupnya kacau sebenarnya punya banyak alat, bukan terlalu sedikit. Karena itu langkah termurah yang berhasil adalah mengurangi, bukan menambah.
| Terlalu banyak alat | Cukup |
|---|---|
| Lima aplikasi pengingat | Satu kalender |
| Tiga daftar tugas | Satu daftar |
| Banyak catatan terpisah | Satu tempat untuk hal penting |
Aturan mainnya sederhana: satu tempat untuk apa yang harus dilakukan, satu tempat untuk hal yang penting, dan satu jam setiap minggu untuk menutup buku yang terbuka.
Hari ini, hitung berapa alat yang Anda pakai untuk mengatur hidup. Simpan hanya satu kalender dan satu daftar. Buang sisanya minggu ini juga. Perubahan ini biasanya terasa dalam tiga hari.
Irama yang bisa dijalankan
Kesimpulannya: kalender yang berhasil adalah yang punya tiga irama, bukan yang hanya punya daftar target.
Orang biasanya membuat rencana yang terlalu detail. Jadwal yang sempit itu baik selama dua minggu, lalu berhenti. Yang bertahan punya tiga irama: harian, mingguan, dan tahunan. Masing-masing punya satu tugas yang tidak bisa dipindahkan.
| Irama | Satu tugas | Waktu |
|---|---|---|
| Harian | Berpindah dari kerja ke rumah | Sepuluh menit |
| Mingguan | Menutup semua yang terbuka | Satu jam |
| Tahunan | Meninjau arah dan daftar | Satu hari |
Yang paling sering dilewatkan adalah irama mingguan. Tanpa itu, semua yang tertunda akan menumpuk dan jatuh sekaligus di bulan berikutnya. Satu jam untuk menutup hal yang terbuka menghasilkan rasa yang jauh lebih tenang daripada satu jam untuk merencanakan hal baru.
Kalau kalender digital terasa seperti pekerjaan tambahan, pakai kertas. Satu halaman untuk minggu ini, satu untuk bulan ini. Sistem yang tidak Anda sukai tidak akan berjalan, dan sistem yang berjalan di kertas lebih baik daripada sistem digital yang diabaikan.
Sistem untuk hari terburuk
Kesimpulannya: sistem yang belum pernah diuji pada hari terburuk belum bisa disebut sistem, baru kebiasaan.
Hampir semua sistem ditata pada hari sedang lugas. Yang belum diuji adalah hari ketika anak sakit, orang tua sakit, dan ada rapat bersamaan di kantor. Di hari seperti itu, sistem yang baik harus punya versi paling sederhana yang tetap bisa dijalankan.
Cara membuatnya mudah: tuliskan tiga aturan untuk hari buruk. Aturan itu hanya berlaku saat semuanya berjalan salah, dan tidak boleh diubah. Setelah selesai, kembali ke sistem penuh.
| Versi normal | Versi hari terburuk |
|---|---|
| Empat tugas penting | Satu tugas penting |
| Kalender penuh | Satu daftar pendek |
| Sehari penuh | Seperempat hari |
| Jawaban untuk semua pesan | Satu pesan: besok saya belum tahu |
Aturan yang paling berguna untuk ditulis adalah batas tunda: berapa banyak yang boleh ditunda tanpa merasa bersalah. Batas yang sudah ditulis akan bertahan jauh lebih lama daripada batas yang hanya ada dalam kepala.
Hitung angkanya selama satu minggu, lalu pakai sebagai bahan penilaian.
| Ukur | Angka |
|---|---|
| Hari yang terasa ringan | |
| Hari yang terasa biasa saja | |
| Hari yang menumpuk semua tugas |
Meninjau tiap lima tahun
Kesimpulannya: tinjauan lima tahunan jarang dilakukan, tapi justru termasuk yang paling murah untuk dikerjakan sekarang.
Bab-bab sebelumnya menyebut hal yang sama: apakah arah yang sudah ditentukan masih berjalan? Bukan apakah sempurna, tapi apakah masih masuk akal dengan keadaan sekarang, yaitu pekerjaan, keluarga, tubuh, dan uang.
Contoh pertanyaan yang bisa dipakai: apakah peran utama saya masih yang saya inginkan? Apakah ada orang yang bergantung pada saya tanpa saya sadari? Apakah ada hal yang saya pertahankan hanya karena sudah lama? Apakah satu tahun lagi seperti ini masih layak untuk hidup saya? Tulis pertanyaannya di kertas, lalu jawab jujur tanpa langsung mencari tindakan.
Jawaban tidak harus berupa keputusan besar. Cukup satu perubahan kecil per tinjauan, karena perubahan besar sekali lima tahun lebih mudah gagal daripada perubahan kecil yang langsung dikerjakan. Tuliskan tanggal tinjauan berikutnya sebelum menutup yang sekarang, supaya tidak perlu ingat.
Kalau Anda belum punya anak, jangan ikut membangun sistem untuk pengasuhan yang belum ada. Sistem mengasuh anak bisa ditulis saat dibutuhkan, dan biasanya lebih mudah ditulis dari keadaan nyata. Yang perlu disiapkan sekarang cuma satu: daftar tugas rumah yang sudah disepakati, supaya beban tambahan tidak otomatis jatuh pada satu orang.
Kalau anak sudah ada atau sedang direncanakan, sistemnya memang perlu tempat: jadwal pemeriksaan, pembagian tugas, dan satu blok waktu yang dijaga untuk berdua sebagai orang tua, bukan hanya sebagai pengasuh. Semuanya tidak harus dibangun di bulan pertama; cukup ditulis, diuji sebulan, lalu ditinjau lagi lima tahun kemudian.
COMMON MISTAKES
Kesimpulannya: kesalahan di bab ini hampir selalu soal membangun sistem terlalu lengkap untuk dipakai.
- Memakai lima alat untuk satu daftar tugas.
- Membuat rencana harian yang terlalu detail untuk bertahan.
- Tidak pernah menutup hal yang tertunda.
- Menunda tinjauan lima tahunan karena belum waktunya.
- Merancang sistem pengasuhan sebelum ada yang perlu diasuh.
DO THIS MONTH
Kesimpulannya: kalau hanya satu yang sempat, kerjakan yang pertama, karena waktu yang paling sering hilang adalah waktu untuk menutup hal yang tertunda.
- Hitung jumlah alat yang Anda pakai, lalu sisakan satu kalender dan satu daftar.
- Masukkan satu jam mingguan untuk menutup hal yang terbuka.
- Tulis satu tanggal tinjauan lima tahun depan di kalender.
Lihat juga: Bab 1, Bab 4, Bab 7, Bab 9, Volume IV, Bab 10, Lampiran A, Lampiran B.