Dipakai keempat volume. Sekali setahun, 60-90 menit. Setelah itu, berhenti memikirkan ini selama dua belas bulan.
Kesimpulannya: satu hari di kalender, satu daftar, batas 90 menit.
Administrasi rumah tangga gagal bukan karena sulit, tapi karena tidak pernah ada di kalender. Semua orang tahu. Tidak ada yang menjadwalkan.
Buat satu hari setiap tahun. Tanggal yang sama tiap tahun lebih mudah diingat daripada "kalau sempat". Hari Minggu pertama setelah ulang tahun perkawinan Anda, misalnya.
Lima hal yang dikumpulkan sebelum hari itu
| Yang dikumpulkan | Contoh |
|---|---|
| Lokasi wasiat | Amplop di lemari, nama pengacara |
| Data polis asuransi | Nomor polis, perusahaan, kontak klaim |
| Daftar akun bank & investasi | Nomor rekening, pemilik, beneficiary |
| Kontak darurat keluarga | Nama, nomor, urutan hubungi |
| Daftar obat & dokter | Nama dokter, obat rutin, alergi |
Simpan di dua tempat: satu folder cloud, satu salinan cetak di rumah. Dua tempat, bukan satu. Kalau yang digital hilang, yang cetak masih ada.
Batas 90 menit itu keras
Yang membuat orang menunda administrasi bukan rasa malas, tapi rasa tidak selesai. Karena itu ada batas keras. Setelah 90 menit, berhenti. Apa pun yang belum selesai pindah ke daftar "bulan ini", bukan ke akhir tahun.
| Blok | Menit | Yang dikerjakan |
|---|---|---|
| 1 · Cek cepat | 15 | Buka wasiat. Cek beneficiary. Lokasi polis. |
| 2 · Angka | 15 | Premi tahunan, saldo dana darurat, tunggakan. Tiga angka saja. |
| 3 · Orang | 15 | Satu orang yang belum tahu posisi Anda. Kirim pesan 10 menit. |
| 4 · Kalender | 20 | Jadwalkan pemeriksaan kesehatan, review dokumen, hari admin tahun depan. |
| 5 · Tiga tindakan tanpa penyesalan | 25 | Satu untuk orang. Satu untuk warga. Satu untuk iman. |
| Sisa waktu | — | Berhenti. |
Tiga angka yang layak ditulis
Kalau hanya boleh menulis tiga angka, tulis tiga ini.
1. Premi tahunan. Total semua polis aktif, dikali dua belas. Lebih berguna daripada saldo investasi, karena uangnya belum terpakai.
2. Bulan pakai untuk dana darurat. Saldo dibagi pengeluaran bulanan. Kalau angkanya nol, itu bukan berarti tidak ada. Itu berarti belum dihitung.
3. Jumlah orang yang tahu posisi. Bukan siapa saja yang Anda kenal. Siapa yang tahu di mana wasiat dan bagaimana menghubungi Anda.
| Angka | Nyaman | Perlu perbaikan |
|---|---|---|
| Bulan dana darurat | 3-6 | di bawah 3 |
| Penyimpan master file | 2 lokasi | 1 |
| Orang yang tahu posisi | 2-3 | 0-1 |
Sekarang: kirim satu pesan ke satu orang yang belum tahu posisi Anda, lalu jadwalkan tanggal hari admin tahun depan. Dua langkah itu cukup untuk tahun ini.
Peristiwa pemicu: kapan admin day berubah jadi hari ini
Annual day adalah ritme dasar. Tapi ada hal yang tidak menunggu jadwal. Kalau salah satu terjadi, review di minggu yang sama:
- Lahir, wafat, menikah, atau cerai
- Pindah kota atau negara
- Ganti kerja, atau kehilangan pekerjaan
- Diagnosis medis pada diri sendiri atau pasangan
- Anak mulai sekolah atau lulus
- Pensiun, atau pengurangan pendapatan mendadak
- Surat dari pengacara atau kantor pajak
Daftar ini bukan untuk membuat Anda cemas. Ini supaya penundaan lima tahun tidak menjadi penundaan dua puluh tahun.
Tiga kesalahan yang membuat hari ini tidak jadi
1. Menunggu dokumen sempurna. Wasiat yang sudah ditandatangani dan disimpan jauh lebih berguna daripada wasiat yang masih draft di laptop. Selesaikan, print, tandatangani, simpan. Perbaiki lain kali.
2. Menyimpan semuanya di satu tempat digital. Kalau seluruh informasi keluarga ada di satu akun dan akun itu hilang, Anda kehilangan peta di saat paling tidak berguna. Dua salinan.
3. Menganggapnya proyek, bukan proyek besar. Admin day adalah 90 menit. Kalau jadi empat jam setiap tahun, Anda akan berhenti tahun kedua. Lebih baik kecil dan dilakukan tiap tahun daripada besar dan dilakukan sekali.
Lihat juga: Lampiran B (scorecard), Lampiran C (estate), Bab 2 dan Bab 10.